Online kniha jízd v aplikaci SpinTrace

Potřebujete vůbec vést knihy jízd?

Česká daňová správa umožňuje za určitých okolností knihu jízd u vozidel zahrnutých v podnikání nevést, respektive tuto povinnost nevyžaduje (například chcete-li uplatnit paušální výdaje na dopravu). Nicméně stále existuje spousta případů, kdy je vaší povinností knihu jízd pro vaše vozidla vést, zvláště pokud jste plátce DPH a hodláte uplatňovat plný nárok na odpočet daně z nakoupených pohonných hmot, či z dalších nákladů na vozidla (servis, operativní leasing atp.). Pokud povinnost vést knihu máte, musíte být schopní případné finanční kontrole prokázat, že automobily, kde odpočty uplatňujete, slouží výhradně k podnikání. A tato skutečnost se musí prokázat přesnou evidencí typickou pro knihu jízd. Nároky na takovou evidenci SpinTrace splňuje. Navíc – díky funkci archivace knih jízd – automaticky splňujete i podmínku skladování účetních dokladů pro případné zpětné doměření daně (a to i mnoho let nazpět). SpinTrace pravidelně zálohuje své databáze, takže se nemusíte bát, že svá data ztratíte…

Jak funguje vedení knihy jízd v aplikaci SpinTrace?

Jednou ze základních funkcí SpinTrace je vedení knihy jízd – tzn. sledování a záznam ujetých kilometrů vašich služebních vozidel. SpinTrace umožňuje definovat tolik knih jízd, kolik potřebujete: každá kniha jízd obyčejně představuje jedno vozidlo, ale nemusí tomu tak být. Jakmile je vytvořena nová kniha jízd a jsou poskytnuty potřebné údaje o vozidle, mohou do ní vaši zaměstnanci začít vkládat jízdy. Každá jízda je zaznamenána s mnoha důležitými údaji, jako je adresa, čas a stav tachometru (počítadla ujetých kilometrů) na začátku i na konci cesty. Zaznamená se také řidič dané jízdy a její typ (zdali šlo o služební či soukromou cestu). SpinTrace používá všechna tato data k vytváření různých reportů a statistik, které jsou užitečné nejen pro správu a vozového parku, ale také pro daňové účely.

Vedení knihy jízd v prostředí mnoha uživatelů

Vykazování jízd do knih je citlivé na uživatele a role. To znamená, že jízdu může upravovat (nebo odstranit) pouze uživatel, který danou jízdu vytvořil. Ostatní uživatelé, kteří mají přístup k aplikaci, si takový záznam mohou obvykle zobrazit, ale nemají oprávnění jej měnit nebo mazat. Zde nám jde o to, aby se snížila možnost falšování dat, či jejich záměrného poškozování. Existuje však role superuživatele, která má vyšší oprávnění: Tuto roli nazýváme „Správce vozového parku“. Uživatelé, kteří mají tuto roli přiřazenu, mohou přidat, upravit nebo odstranit jakoukoliv jízdu jakéhokoliv Řidiče. Nejlepší je tuto roli přiřadit zaměstnanci, jehož odpovědností je udržovat pořádek v datech správy vozového parku. Příkladem použití takového vysokého oprávnění je následující situace: Jeden zaměstnanec (řidič) zadá údaje o cestě nesprávně, ale odejde na dovolenou a je nedostupný. To znamená, že řidič nemůže opravit záznam v aplikaci sám. „Správce vozového parku“ se pak může přihlásit do SpinTrace, najít poškozený záznam a opravit jej místo původního řidiče.